Una semana con IA para un MSL o medical advisor

El problema no es leer más rápido

Tres semanas después de una reunión, alguien pregunta a Marta de dónde sale un dato que contó. Ella recuerda haberlo leído, pero no encuentra ni el artículo ni la búsqueda que la llevó a él.

Quien trabaja en medical affairs lee mucho. Prepara reuniones con especialistas, apunta lo que le cuentan, va a congresos y tiene que convertir todo eso en algo útil para su equipo. Los problemas se parecen en todas las compañías. Hay demasiados papers para el tiempo disponible. Nadie recuerda cómo se hizo una búsqueda. Las notas de reunión llegan tarde. Las ideas viven en un cuaderno. Y de un congreso se vuelve con carpetas de pósters.

La pregunta no es qué herramienta lee mejor un estudio. Es otra: ¿cómo organizo mi semana para saber qué he leído, qué he descartado y de dónde sale cada cosa que cuento? La IA acelera algunos pasos. Pero lo que de verdad importa es la fuente: cada dato vuelve a un documento que alguien ha abierto.

Para verlo, seguimos a Marta, una MSL ficticia que trabaja en un área terapéutica genérica y no pertenece a ninguna compañía real. Cada sección es un momento de su semana. Si buscas la visión de la función, con qué trabajos se mezclan y cuáles no se delegan, mira IA para medical affairs. Si te interesa quien investiga en el ámbito académico, mira IA para investigadores.

Esto no es asesoramiento regulatorio. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y a las políticas que autorice la compañía.

La semana de Marta

Una semana tipo de ejemplo, no un estudio de campo. Sirve para ver dónde se pierde el rastro de la información.

Los tres flujos en una imagen

La semana de Marta tiene tres flujos. El primero va de la búsqueda a la fuente. El segundo acompaña una reunión científica de principio a fin. El tercero convierte un congreso en un resumen interno con enlaces. Los tres terminan igual: volviendo a la fuente.

Tres reglas los sostienen. La IA ayuda a ordenar y a localizar, no a decidir qué evidencia cuenta. Cada dato que Marta cuente tiene que poder seguirse hasta un documento abierto. Y toda pregunta médica, uso no autorizado o posible evento adverso sale del flujo y sigue el procedimiento de su compañía.

Lunes: de la búsqueda a la fuente

El flujo de literatura tiene cinco pasos. Marta no necesita cinco herramientas. Necesita un orden y un registro. Con el registro, tres semanas después sabe por qué un artículo entró o no entró en una lectura.

Dos advertencias. Si al leer un estudio Marta ve algo que parece un efecto adverso, no lo pone en el informe de insights. Lo comunica a farmacovigilancia por el cauce interno de su compañía, que es quien responde de ello. Y si un estudio trata una indicación no autorizada, queda fuera del flujo general: no lo resume con IA ni prepara con él material para presentar.

REGISTRO DE BÚSQUEDA

PREGUNTA (una frase):
FECHA:
HERRAMIENTA(S) Y TÉRMINOS USADOS:
CRITERIOS DE INCLUSIÓN (escritos ANTES de ver resultados):
CRITERIOS DE EXCLUSIÓN:

RESULTADOS REVISADOS (uno por línea):
Título · Fuente completa · ¿Entra? (sí/no) · Motivo si no entra

PARA LEER A FONDO:
1.
2.

PENDIENTE DE COMPROBAR EN EL ORIGINAL:

NOTA: lo que no esté en el artículo abierto no se da por cierto.

1. 1. Buscar

   Empieza con tu pregunta escrita en una frase. Apunta cómo has buscado: herramienta, fecha y términos. Una herramienta de literatura como Elicit, Consensus o SciSpace propone candidatos, pero no abarca todo lo publicado.

2. 2. Cribar

   Escribe tus criterios de inclusión antes de mirar los resultados. La herramienta puede preseleccionar por título y resumen, pero decides tú. Apunta el motivo de cada artículo que descartas.

3. 3. Leer

   Abre el artículo completo. Un lector con citas, como Humata o Claude, te ayuda a encontrar apartados y a preguntar por tablas. Pero lo que vayas a usar, léelo tú.

4. 4. Resumir

   Rellena una ficha de evidencia con cada dato y su página. El resumen es para ti y tu equipo. No es una prueba.

5. 5. Volver a la fuente

   Antes de contar un dato a alguien, compáralo con el original. Si la ficha y el artículo no coinciden, manda el artículo.

Leer un paper sin perder la página de origen

Un asistente puede explicar un apartado difícil o sacar los datos de una tabla. También puede cambiar una cifra o perder una limitación. Este prompt hace que cada dato lleve su apartado y su página, y que señale lo que el artículo no dice. Úsalo con un documento público o, si tu compañía lo permite, en un entorno autorizado.

Compara el resultado con el artículo. Es una ayuda para encontrar, no sustituye a la lectura.

Trabaja SOLO con el texto del artículo que te pego. No uses conocimiento externo y NO inventes ni completes referencias.

Devuelve:
1. TIPO DE ESTUDIO Y POBLACIÓN (con la página o el apartado de donde sale)
2. OBJETIVO DEL ESTUDIO (con su apartado)
3. RESULTADOS PRINCIPALES: cada dato con su cifra exacta tal como aparece y su tabla, figura o página
4. LIMITACIONES que reconocen los propios autores (con apartado)
5. LO QUE EL ARTÍCULO NO DICE sobre mi pregunta: [escribe aquí tu pregunta]
6. DATOS QUE NO PUEDO VERIFICAR CON EL TEXTO PEGADO

Reglas:
- Si una cifra no aparece literalmente en el texto, no la incluyas.
- No hagas recomendaciones, interpretaciones clínicas ni comparaciones con otros estudios.
- Si el artículo trata un uso no autorizado del medicamento, escribe «ALTO: fuera del flujo general» y no sigas con esa parte.
- Si menciona una posible reacción adversa, escribe «ALTO: farmacovigilancia» y no la desarrolles.

ARTÍCULO:
[pega aquí el texto de un artículo público]

La ficha de evidencia: un resumen con su rastro

La ficha de evidencia es lo que más cambia la semana de Marta. Cabe en una página: cada hallazgo con su fuente y una casilla que dice si se ha abierto el original. Una ficha con la casilla vacía es un borrador. No es algo que se cuente.

FICHA DE EVIDENCIA

PREGUNTA:
FUENTE COMPLETA (autores, título, revista, año, enlace):
TIPO DE ESTUDIO Y POBLACIÓN:
RESULTADO PRINCIPAL (cifra exacta + tabla o página):
LIMITACIONES (según los autores, con apartado):
LO QUE NO DICE:
USO AUTORIZADO: ¿el estudio trata una indicación o una población dentro de lo autorizado? (sí / no / no sé → consultar)
MENCIÓN DE REACCIONES ADVERSAS: (sí → canal de farmacovigilancia / no)

ESTADO:
[ ] He abierto el original
[ ] He cotejado cada cifra con la fuente
[ ] Un compañero ha revisado la ficha

Mi lectura (queda separada de lo que dice el estudio):

Martes a jueves: preparar una reunión científica

El segundo flujo acompaña una reunión científica con un especialista de principio a fin. Antes, Marta prepara un guion de lectura con lo que ya ha leído. Durante, escucha. Después, ordena sus notas, separa los insights de los datos, los revisa y deja apuntado el seguimiento.

Marta prepara la reunión solo con material que ya tiene: sus fichas de evidencia y sus notas de reuniones anteriores. La IA no aporta información clínica nueva ni sugiere qué decir de un medicamento. Y la reunión, por defecto, no se graba. No se da por hecho que grabar a un profesional sanitario esté permitido. Solo se plantea si el profesional lo acepta de forma expresa y la compañía lo permite por escrito.

Trabaja SOLO con mis fichas de evidencia y mis notas de reuniones anteriores que te pego. No añadas información clínica ni datos que no estén en ellas, y no inventes referencias.

Prepara un GUION DE REPASO para una reunión científica:
1. LO QUE YO SÉ SOBRE EL TEMA (solo lo que está en mis fichas, cada punto con su fuente)
2. LO QUE HABLAMOS LA ÚLTIMA VEZ (solo de mis notas, con fecha)
3. PREGUNTAS ABIERTAS QUE QUERÍA HACER (solo las que anoté)
4. PREGUNTAS QUE PODRÍA HACER PARA ENTENDER SU EXPERIENCIA (sobre su práctica y su opinión, nunca sobre el medicamento ni sobre pacientes concretos)
5. COSAS A NO HACER EN ESTA REUNIÓN: responder preguntas médicas con información no aprobada, hablar de usos no autorizados

Si un dato necesario falta, escribe «sin dato». No recomiendes mensajes sobre el producto.

MIS FICHAS Y NOTAS:
[pega aquí fichas y notas, sin datos de pacientes]

1. 1. Preparar

   Reúne las fichas de evidencia que ya tienes sobre el tema y tus notas de reuniones anteriores con esa persona. Pide un guion de repaso: qué has leído, qué preguntas quieres hacer, qué querrías escuchar.

2. 2. Notas

   Al acabar, anota con tus palabras lo que se ha comentado, sin datos de pacientes. Mejor con el coche aparcado, como en la semana de un visitador médico.

3. 3. Insights

   Un asistente ordena tus notas en observaciones separadas: lo que comentó el profesional, el contexto y una etiqueta que deja claro que es una opinión. No son datos.

4. 4. Revisar

   Lee lo ordenado y corrígelo. Lo que se registra en el sistema de la compañía es tu versión, siguiendo su procedimiento.

5. 5. Seguimiento

   Pon fecha a una tarea solo si se habló de ella, y envía un correo de seguimiento solo de logística. Si se pidió algo médico, pásalo a información médica por el canal oficial.

De las notas a los insights, sin mezclarlos con datos

Un insight es lo que un profesional piensa, ve en su práctica o echa en falta. Es útil, pero no es evidencia. Cuando las notas se amontonan, esa diferencia se pierde y acaban escritas como «los especialistas opinan que…», como si fuera un dato. La plantilla obliga a etiquetar cada observación y a dejar fuera lo que no debe entrar en el sistema.

Registra los insights siguiendo el procedimiento de la compañía. Lo que cuente un profesional sobre un paciente concreto, una posible reacción adversa o un uso no autorizado no se registra como insight en una herramienta de IA. Se resuelve por el canal que corresponda.

No pegues en este prompt datos de pacientes, ni eventos adversos, ni dudas clínicas concretas, información sobre usos no autorizados ni nada que tu compañía no permita. Si tus notas incluyen algo de eso, no lo pegues: esa parte sigue el procedimiento interno de tu compañía.

Eres un asistente que ordena notas de reuniones científicas. Trabaja SOLO con las notas de la reunión que pego debajo.

Reglas:
1. No completes lagunas ni deduzcas intenciones. Si falta un dato, escribe «sin dato».
2. Separa cada observación y etiquétala como OPINIÓN DEL PROFESIONAL, OBSERVACIÓN DE SU PRÁCTICA o NECESIDAD EXPRESADA. Ninguna es un dato científico.
3. No atribuyas una opinión a una persona si mis notas no la identifican.
4. Si una nota menciona un paciente, una posible reacción adversa, una pregunta clínica o un uso no autorizado, detén esa parte y escribe «ALTO: sigue el procedimiento de mi compañía». Continúa con el resto.
5. No añadas conclusiones ni recomendaciones.

Devuelve:
A) CONTEXTO (tema y fecha)
B) OBSERVACIONES (una por línea, con su etiqueta)
C) TEMAS QUE SE REPITEN EN ESTA NOTA
D) PREGUNTAS QUE QUEDARON ABIERTAS (solo «derivar a…», sin detalle)
E) TAREAS (tarea · fecha o «sin fecha»)

NOTAS:
[pega aquí tus notas]

Si hay congreso: de las sesiones a un resumen con enlaces

El tercer flujo es para cuando hay congreso. Marta no puede ir a todas las sesiones. Anota lo que ve y vuelve con material variado: notas, títulos de pósters, resúmenes publicados. El riesgo de siempre: que el resumen interno mezcle lo que se vio con lo que se supone, y que nadie sepa de qué sesión sale cada cosa.

El flujo es: sesiones, notas, temas, enlaces y resumen interno. La IA agrupa por temas lo que Marta ya ha escrito y reunido, y exige que cada tema cite sus fuentes: el número de resumen, el título o el enlace que ella haya aportado. No inventa referencias. Los resultados de un póster o de un resumen de congreso suelen ser preliminares, y el resumen lo indica.

Trabaja SOLO con mis notas del congreso y con la lista de títulos o enlaces de sesiones, pósters y resúmenes que te pego. NO inventes ni completes referencias: si una fuente no está en mi lista, no la menciones.

Devuelve:
1. TEMAS: agrupa mis notas en máximo 6 temas, cada uno con un título corto
2. POR CADA TEMA: qué anoté (con mis palabras, sin ampliarlo), y las fuentes de mi lista que lo respaldan (título o enlace). Si un tema no tiene fuente en mi lista, escribe «sin fuente: comprobar»
3. MARCA «PRELIMINAR» en lo que provenga de pósters o resúmenes de congreso
4. LO QUE NO SÉ: puntos de mis notas que no puedo confirmar con mi lista
5. BORRADOR DE RESUMEN INTERNO (máximo 12 líneas), solo para el equipo: sin mensajes sobre el producto y sin usos no autorizados

Si mis notas incluyen datos de pacientes o posibles reacciones adversas, detén esa parte con «ALTO: sigue el procedimiento de mi compañía».

MIS NOTAS:
[pega aquí tus notas]

MI LISTA DE FUENTES:
[pega aquí títulos o enlaces]

Cuando alguien pregunta algo médico

Este es el límite más importante de la guía. Un profesional puede preguntar a Marta por un uso del medicamento que no está autorizado, por un caso clínico o por datos que ella no tiene. Responder no es tarea de un asistente. Una respuesta de información médica la da el equipo que corresponde, no un texto generado.

La compañía tiene un canal y un procedimiento para esas preguntas. Marta traslada la pregunta y no la responde con información que no esté aprobada. Si lo que oye es una posible reacción adversa, el canal es el de farmacovigilancia, que el Real Decreto 577/2013 pone a cargo del titular de la autorización. Y eso que Marta escucha no se queda en una nota.

Reuniones de equipo y formación interna

No todo es externo. Las reuniones de equipo y la formación científica interna también ganan con un orden. Para las reuniones, el flujo es el mismo que en la semana de un visitador médico: transcribir, resumir, decidir y repartir tareas. Con las mismas condiciones previas: consentimiento, política de la compañía, herramienta autorizada, dónde se guardan los datos y confidencialidad.

Para la formación científica interna, puedes montar un cuaderno con los documentos aprobados y los estudios clave, por ejemplo en NotebookLM en un entorno autorizado. Te deja hacer preguntas de repaso con enlace a la fuente. Sirve para estudiar. Lo que cites sigue saliendo del documento original.

Antes de usar un dato en una conversación

Esta es la lista corta que Marta repasa antes de contar un dato, venga de donde venga. Lleva menos de un minuto y evita la mayoría de los problemas.

ANTES DE USAR UN DATO

[ ] ¿He abierto el artículo original, no solo un resumen?
[ ] ¿La cifra que voy a decir está literalmente en el original, con su tabla o su página?
[ ] ¿Coincide la población del estudio con la de mi conversación?
[ ] ¿Distingo lo que dice el estudio de mi interpretación?
[ ] ¿El estudio trata un uso o una población dentro de lo autorizado? Si no lo sé, lo consulto antes.
[ ] ¿La referencia existe y la tengo completa (autores, título, revista, año, enlace)?
[ ] ¿El estudio menciona una posible reacción adversa? Entonces va por farmacovigilancia.
[ ] ¿Una persona ha revisado este material, no solo yo y un asistente?

Si una respuesta es «no», el dato no se cuenta todavía.

Tres niveles: de las plantillas a un espacio común de evidencia

Hay tres niveles, según lo que esté autorizado y quién tenga que aprobarlo. Los tres flujos ya sirven en el primero.

El nivel 3 no es sencillo. Conectar alertas de literatura, un espacio común de fichas y el registro de insights con el sistema de la compañía implica a sistemas, protección de datos, compliance y al área médica y regulatoria.

Herramientas, por flujo

Primero los flujos, después las herramientas. La tabla no es una clasificación: indica qué tipo de herramienta ayuda en cada flujo (literatura, reuniones y congresos), con enlace a su ficha cuando existe. Aparecer aquí no significa que una farmacéutica la autorice: cada compañía decide qué herramientas permite.

Qué no hacer

Esto queda fuera del flujo general. En la mayoría de los casos no hay una versión «con más cuidado»: se resuelve por otro canal.

• No pidas a un asistente que responda una pregunta médica de un profesional. Trasládala a información médica por el canal oficial.
• No inventes ni completes referencias, y no aceptes una que no puedas abrir. Es la señal clásica de que el asistente la ha inventado.
• No uses un resumen como evidencia ni cites desde él. Se cita el documento original.
• No generes ni prepares con IA contenido sobre usos no autorizados del medicamento.
• No pegues datos de pacientes ni posibles reacciones adversas en un asistente. Siguen el procedimiento de tu compañía.
• No subas documentos internos o confidenciales a una herramienta que tu compañía no haya autorizado.
• No presentes un insight como un dato: es una opinión de un profesional.
• No automatices la decisión final sobre qué evidencia entra o sale.
• No grabes una reunión con un especialista por defecto.

Guardarraíles: qué sale del flujo y quién lo recoge

Los colores resumen qué tipo de trabajo admite ayuda y cuál no. No son el centro de la guía. El color final depende del contexto y de las políticas internas de tu compañía.

Para empezar: el registro de búsqueda y la ficha

No hace falta montar los tres flujos a la vez. Empieza por lo que más cambia la semana: el registro de búsqueda y la ficha de evidencia. Con eso, cada dato que cuentes tendrá un rastro. Después, las notas de reunión con la plantilla de insights. Más adelante, el flujo del congreso.

Si tu compañía no tiene ninguna herramienta autorizada, las plantillas siguen sirviendo. Lo que importa es trabajar siempre con la fuente. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y políticas autorizadas por la compañía.

Para seguir leyendo: IA para medical affairs describe la función. IA para investigadores trata el trabajo de quien investiga. Y para comparar herramientas, tienes las guías de compra de IA para buscar artículos científicos y de IA para resumir y analizar PDF.