Analizar datos con IA: Excel, CSV y gráficos sin programar

Tengo un archivo: ¿por dónde empiezo?

Qué puedes preguntarle a una IA sobre tus datos

Pregúntale lo que le preguntarías a un compañero que sabe de Excel, con las palabras de tu trabajo. Casi todo cae en una de estas cinco decisiones.

Qué herramientas puedes probar gratis

Casi todas tienen un plan gratuito con límites, no un uso ilimitado. Para analizar un archivo de vez en cuando suele bastar. Si lo haces cada día, es fácil que se quede corto. Los límites de abajo son los que decían las páginas de ayuda y de precios de cada una el 8 de octubre de 2026, y cambian con frecuencia. Para el resto de tareas, IA gratis hace lo mismo.

Dos diferencias: Claude puede devolverte el resultado como un Excel nuevo, con fórmulas, y Bricks genera un panel o un informe en vez de contestar preguntas sueltas. Si tus datos ya viven en una base de Airtable, su IA puede resumir o clasificar registros desde ahí.

Un ejemplo con datos inventados

Este ejemplo usa datos inventados para que puedas ver el proceso completo, con sus resultados. Son 16 filas de ventas, con los importes en euros: dos regiones, dos productos y cuatro meses (jul, ago, sep y oct). Todas las cifras de lo que sigue salen de esta tabla.

Paso a paso: del archivo al resumen para la reunión

Debajo, cada pregunta y lo que debería devolver con la tabla de arriba. Son las siete preguntas de más abajo, salvo la de anomalías: aquí la fila rara ya sale en la revisión. Las palabras cambiarán de una IA a otra. Las cifras no.

1. 1. Revisa el archivo

   Antes de preguntar nada de negocio, que te diga qué ve.

   Pregunta: «Antes de analizar nada, dime cuántas filas y columnas tiene el archivo, qué significa cada columna según su nombre y si hay columnas vacías, duplicados, fechas con formatos distintos o valores que no encajan. No cambies nada.»

   Debería devolver:

   • 16 filas y 6 columnas: Mes, Región, Producto, Unidades, Ingresos y Margen. Sin celdas vacías ni filas repetidas.
   • Una fila no encaja: Octubre · Sur · Pro, con 100 unidades y 120.000 € de ingresos. Son 1.200 € por unidad; en las otras 7 filas de Pro son 120 €.
   • Tu turno: mira esa fila en tu fuente. Aquí es un cero de más y eran 12.000 €. La corriges tú en el Excel y lo subes otra vez.

2. 2. Compara las regiones

   Ya con la fila corregida.

   Pregunta: «Compara los ingresos y el margen de cada región, mes a mes. Dame una tabla y explícame cómo has calculado el porcentaje de margen.»

   Debería devolver:

   • Norte: 21.600 € en julio, 22.800 € en agosto, 24.900 € en septiembre y 27.000 € en octubre (+25,0 % de julio a octubre).
   • Sur: 25.200 €, 24.000 €, 21.600 € y 19.800 € (-21,4 %).
   • Las dos regiones juntas suman 46.800 € en julio y 46.800 € en octubre: lo que sube Norte lo baja Sur.
   • Margen del periodo: Norte 35,9 % y Sur 31,3 % (margen total entre ingresos totales de cada región).

3. 3. Encuentra qué ha bajado

   El total está plano, pero Sur cae. Pregunta dónde.

   Pregunta: «Compara julio con octubre para cada producto y región. Dime qué ha bajado más, en unidades y en porcentaje, y qué columnas has usado.»

   Debería devolver:

   • Básico en Sur: de 200 a 130 unidades (-35,0 %). Pro en Sur: de 110 a 100 (-9,1 %).
   • En Norte sube todo: Pro de 100 a 140 (+40,0 %) y Básico de 160 a 170 (+6,3 %).
   • De los 5.400 € que pierde Sur, 4.200 € vienen del Básico.

4. 4. Pide el gráfico

   Uno concreto, con ejes y periodo.

   Pregunta: «Hazme un gráfico de líneas con los ingresos de cada mes y una línea por región. Dime qué hay en cada eje y si has dejado fuera alguna fila.»

   Debería devolver:

   • Dos líneas que se cruzan entre agosto y septiembre: en agosto va por delante Sur (24.000 € frente a 22.800 €) y en septiembre Norte (24.900 € frente a 21.600 €).
   • Eje horizontal: los meses. Eje vertical: ingresos en euros. Filas excluidas: ninguna. Así se ve: el gráfico del ejemplo.

5. 5. Comprueba una cifra

   Elige la que más pese en tu conclusión y repite la cuenta tú. Hay más comprobaciones a mano.

   Pregunta: «Enséñame cómo has calculado la caída de Sur entre julio y octubre: qué filas has sumado y qué cuenta has hecho, para que pueda repetirla en Excel.»

   Debería devolver:

   • Sur en julio: 13.200 + 12.000 = 25.200 €. Sur en octubre: 12.000 + 7.800 = 19.800 €.
   • Variación: (19.800 - 25.200) / 25.200 = -21,4 %. Coincide con el paso 2. Si no coincide, pide qué filas ha sumado.

6. 6. Pide el resumen

   Con las cifras comprobadas, ya puedes contarlo.

   Pregunta: «Resume en cinco puntos lo que contaría en la reunión del lunes. Separa lo que dicen los datos de lo que es una interpretación tuya.»

   Debería devolver:

   • 1. Los ingresos totales están planos: 46.800 € en julio y en octubre.
   • 2. Pero el reparto cambia: Norte sube un 25,0 % y Sur baja un 21,4 %.
   • 3. Sur pierde 5.400 €, y 4.200 € son del Básico, que baja de 200 a 130 unidades.
   • 4. El margen del periodo es mayor en Norte (35,9 %) que en Sur (31,3 %).
   • 5. Una fila de octubre tenía un error de captura (120.000 € en lugar de 12.000 €) y se corrigió antes de calcular.
   • Interpretación, no dato: puede que el Básico de Sur tenga un problema de precio o de competencia. La tabla no lo dice.

Las siete preguntas, en orden

«Analiza estos datos» no funciona: la IA elegirá qué mirar y lo normal es que te devuelva lo obvio. Funciona mejor decir qué quieres comparar, con qué columnas y qué tiene que aparecer en la respuesta.

Las siete forman un recorrido: revisas, comparas, buscas lo que ha cambiado y lo raro, lo ves en un gráfico, lo compruebas y lo resumes. Úsalas de una en una y cambia los nombres de columnas y periodos por los tuyos. Más plantillas, en prompts para analizar datos y hojas de cálculo.

1) Revisa
Antes de analizar nada, dime cuántas filas y columnas tiene el archivo, qué significa cada columna según su nombre y si hay columnas vacías, duplicados, fechas con formatos distintos o valores que no encajan. No cambies nada.

2) Compara
Compara los ingresos y el margen de cada región, mes a mes. Dame una tabla y explícame cómo has calculado el porcentaje de margen.

3) Encuentra cambios
Compara julio con octubre para cada producto y región. Dime qué ha bajado más, en unidades y en porcentaje, y qué columnas has usado.

4) Busca anomalías
Busca valores que parezcan anómalos en ingresos y unidades. No los corrijas. Dime la fila, el valor y por qué merece revisión.

5) Visualiza
Hazme un gráfico de líneas con los ingresos de cada mes y una línea por región. Dime qué hay en cada eje y si has dejado fuera alguna fila.

6) Comprueba
Enséñame cómo has calculado la caída de Sur entre julio y octubre: qué filas has sumado y qué cuenta has hecho, para que pueda repetirla en Excel.

7) Resume
Resume en cinco puntos lo que contaría en la reunión del lunes. Separa lo que dicen los datos de lo que es una interpretación tuya.

Otras preguntas, según tu trabajo

Las mismas ideas, con otros archivos:

• Ventas: ¿qué comercial ha bajado más frente al trimestre anterior? Dame la variación en euros y en porcentaje.
• Marketing: ¿qué campaña tiene mejor coste por conversión? Dime cómo has calculado el coste.
• Operaciones: ¿qué incidencia se repite más y en qué semanas? Cuéntame cuántas hay de cada tipo.
• Encuestas: agrupa estas respuestas abiertas por tema y dime cuántas hay en cada uno.
• Finanzas: ¿qué categoría de gasto ha aumentado más respecto al año pasado, en euros y en porcentaje?

Gráficos, tendencias y anomalías

Para un gráfico, di qué va en cada eje y de qué periodo. ChatGPT lo devuelve como imagen y, en barras, líneas, tartas y dispersión, también como gráfico interactivo. Gemini lo crea a partir de la hoja que subes. Si el primero no es el que querías, pídele otro tipo.

Con los datos del ejemplo, el gráfico enseña lo que la tabla esconde: el total está plano, pero las líneas de Norte y Sur se cruzan entre agosto y septiembre. Y una subida de un mes no es una tendencia: compara periodos, como este trimestre con el anterior o cada mes con el mismo mes del año pasado.

Qué debes comprobar antes de creer el resultado

Una IA contesta con seguridad aunque se haya equivocado. Estas comprobaciones te llevan un par de minutos:

• Pregunta qué columnas y qué filas ha usado en cada cálculo, y que explique cómo lo ha hecho.
• Recalcula a mano una cifra importante, como en el paso 5 del ejemplo.
• Contrasta los totales con los que ya conoces: si no coinciden con el informe del mes pasado, hay algo que revisar.
• Pídele primero las observaciones y después las explicaciones, para no confundir lo que ve con lo que supone.

Errores que te pueden engañar

Cinco fallos que cambian el resultado sin avisar:

Qué datos no deberías subir sin revisar

Antes de subir el archivo, mira si tiene datos que no son tuyos o que no deberían salir de la empresa: datos personales (nombres, correos, teléfonos, DNI), clientes y lo que compran, salarios, datos de salud, contratos, y precios o márgenes que son secreto comercial.

Si los tiene, quita las columnas que no necesitas, sustituye los nombres por códigos o pide permiso. Después mira qué hace la herramienta con lo que subes. En los planes individuales de ChatGPT, por ejemplo, el contenido puede usarse para entrenar modelos salvo que lo desactives en los ajustes, y los planes de empresa no lo hacen. Bricks dice que no usa tus datos para entrenar modelos. Si tu empresa tiene una política sobre herramientas de IA, manda esa.

Cuándo una IA conversacional se queda corta

Una conversación sirve para explorar un archivo, comparar periodos, resumir, hacer un gráfico y encontrar una anomalía. Deja de servir cuando el trabajo crece: