Una semana con IA para un responsable de formación pharma

Producir es lo fácil; mantenerlo vigente, no

El lunes llega una versión nueva del documento que Sergio usó el mes pasado para preparar tres módulos. Ahora tiene que averiguar cuáles hay que rehacer. El problema es que los tres pueden haber quedado desactualizados, y que nadie apuntó de qué versión salía cada uno.

Esto no es un caso raro. A un responsable de formación no le faltan herramientas para crear un vídeo o un quiz. Le pasan otras cosas. Llega material nuevo y hay que formar rápido. El mismo contenido tiene que existir en varios formatos y en varios idiomas. Hay módulos publicados hace meses y nadie sabe si siguen vigentes. Y cada actualización obliga a rehacer varias piezas a mano.

Entonces, ¿para qué sirve aquí la IA? Para la parte pedagógica: ordenar, preparar preguntas, adaptar formatos. La parte científica y regulatoria no es tuya ni de una herramienta. La deciden personas y procedimientos.

Para verlo, seguimos a Sergio, un responsable de formación ficticio de un laboratorio genérico, sin relación con ninguna compañía real. Si buscas la visión de la función, con la diferencia entre pedagogía y contenido y las herramientas, mira IA para formación en la industria farmacéutica. Si te interesa el trabajo de quien recibe esta formación en el campo, mira IA para visitadores médicos.

Esto no es asesoramiento regulatorio. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y a las políticas que autorice la compañía.

La semana de Sergio

Una semana inventada para el ejemplo, sin datos de ninguna compañía. Muestra dónde se pierde el control de las versiones.

El flujo en una imagen

El trabajo de Sergio tiene ocho pasos. Empieza con el material aprobado y termina con una versión identificada. En medio, la IA hace borradores de estructura, objetivos, piezas, preguntas y guiones. Después, una revisión científica y regulatoria, que no hace la IA, decide si el módulo puede salir.

Dos reglas lo ordenan. La fuente manda: si el material aprobado cambia, todo lo que sale de él vuelve a revisión. Y cada pieza lleva su fuente: una pregunta o una tarjeta que no indica de qué apartado sale no se publica.

La IA puede rehacer el cuestionario. No puede decidir qué material está aprobado.

Lunes: empieza por saber qué material está vigente

Antes de crear nada, Sergio mira qué documento tiene que usar y cuál es su versión actual. Lo apunta en una ficha sencilla: nombre del material, versión, fecha y quién lo aprobó. Así, si ese documento cambia, sabe qué módulos tiene que revisar. Sin esa ficha, meses después nadie sabe si un módulo sigue vigente.

La ficha la rellena una persona. La IA puede ayudar a organizar o transformar el contenido, pero no decide qué documento es el vigente. Eso lo decide quien lo aprueba.

FICHA DE MÓDULO

MÓDULO (título):
PÚBLICO (quién lo hace):
DOCUMENTO APROBADO DE ORIGEN:
VERSIÓN Y FECHA DE ESE DOCUMENTO:
QUIÉN LO HA APROBADO Y DÓNDE CONSTA:

PIEZAS DERIVADAS (una por línea):
Tipo (tarjetas / quiz / audio / vídeo / presentación) · Idioma · Fecha de creación · Estado (borrador / en revisión / publicada / retirada)

REVISIÓN CIENTÍFICA Y REGULATORIA:
Quién · Fecha · Resultado

SI CAMBIA EL DOCUMENTO DE ORIGEN:
[ ] Se marcan todas las piezas derivadas como «en revisión»
[ ] Se identifican los apartados afectados
[ ] Se actualizan las piezas y se vuelven a enviar a revisión
[ ] Se retiran las versiones anteriores

Martes: estructura y objetivos a partir del documento

Lo primero que hace la IA es ordenar. Sergio le da un documento aprobado y le pide una propuesta: qué temas tratar, en qué orden y qué debería saber hacer quien aprende al terminar. Es un borrador. La IA no decide qué es importante del medicamento ni qué se deja fuera. Eso depende del documento aprobado y de quien lo revisa.

El prompt trabaja solo con el texto que pegas, en un entorno que tu compañía autorice. Cada tema y cada objetivo tiene que citar el apartado del documento del que sale.

Trabaja SOLO con el texto del documento aprobado que te pego y desde una cuenta que mi compañía autoriza. Nada de conocimiento externo.

Propón:
1. ESTRUCTURA DEL MÓDULO: temas en un orden de aprendizaje razonable. Cada tema cita el apartado o la página del documento de donde sale.
2. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE: por tema, 2 o 3 objetivos formulados como «al terminar, la persona sabrá…» o «podrá explicar…». Cada objetivo cita su apartado.
3. LO QUE NO ESTÁ CUBIERTO: partes del documento que no encajan en ningún tema y deberían revisarse con quien lo aprobó.

Reglas:
- No decidas qué es más o menos importante clínicamente: ordénalo solo por claridad de aprendizaje.
- No incluyas dosis ni cifras complejas en los objetivos: remite al documento («ver apartado X»).
- No hagas afirmaciones sobre el medicamento que no estén en el texto.

DOCUMENTO APROBADO (versión y fecha: [indícalas]):
[pega aquí el texto]

Piezas cortas y tarjetas, con su fuente

Las piezas cortas tienen una sola idea cada una y sirven para estudiar en ratos libres. Una tarjeta es una pregunta y su respuesta. Una pieza de lectura es un párrafo. Lo importante es que cada una diga de qué apartado del documento aprobado sale. Así se puede comprobar y actualizar.

Si una pieza depende de una cifra compleja, como una dosis, remite al documento en lugar de copiarla. Así no queda una cifra desactualizada repetida en veinte tarjetas.

Trabaja SOLO con el texto aprobado que te pego. No añadas datos. Indica en cada tarjeta el apartado o la página de origen.

Crea [número] TARJETAS de repaso, cada una con este formato:
PREGUNTA:
RESPUESTA (corta, con las palabras del documento cuando sea posible):
FUENTE: apartado o página
TIPO: concepto / proceso / advertencia / otro

Reglas:
- Una sola idea por tarjeta.
- Si la respuesta incluye una dosis o una cifra compleja, escribe «ver documento, apartado X» en lugar de repetirla.
- No inventes preguntas sobre cosas que el texto no dice.
- No hagas comparaciones con otros medicamentos.

Al final, lista aparte «PUNTOS CONFUSOS DEL TEXTO» que convendría aclarar con quien lo aprobó.

TEXTO APROBADO:
[pega aquí el apartado y su versión]

Convertir un documento aprobado en un quiz

Un quiz mal hecho enseña algo falso con la mejor intención. Por eso cada pregunta lleva su respuesta correcta, una explicación breve y la fuente. Las opciones incorrectas son errores creíbles que el propio documento permite descartar. Nunca son afirmaciones inventadas sobre el medicamento.

Antes de enviarlas a revisión, Sergio comprueba las preguntas una por una contra el documento. La IA no valida el contenido de su propio quiz.

Trabaja SOLO con el texto aprobado que te pego. Crea [número] preguntas tipo test de repaso.

Por cada pregunta:
PREGUNTA:
OPCIONES: A, B, C, D (una correcta)
CORRECTA:
EXPLICACIÓN (1 o 2 líneas, con palabras del texto)
FUENTE: apartado o página

Reglas:
- Las opciones incorrectas deben ser errores plausibles pero descartables con el propio texto. No inventes afirmaciones sobre el medicamento.
- No hagas preguntas sobre cifras complejas o dosis: pregunta por el concepto y remite al documento.
- No incluyas casos clínicos de pacientes ni usos no autorizados.
- Si el texto no basta para una buena pregunta, no la fuerces: dilo.

Al final, escribe «REVISAR CONTRA EL DOCUMENTO: cada pregunta, una por una».

TEXTO APROBADO:
[pega aquí el apartado y su versión]

Jueves: guion de vídeo y audio con el texto aprobado

Es tentador dejar que la herramienta «redacte mejor» el guion de un vídeo o un audio. Una regla lo evita: el guion es el texto aprobado, adaptado para decirlo en voz alta. No es un texto nuevo. Un avatar dice exactamente lo que se le escribe. Si el guion se aparta del texto aprobado, el vídeo también.

Para el vídeo con presentador puedes usar Synthesia, Colossyan o HeyGen: convierten un guion en vídeo. Para el audio, ElevenLabs o Speechify convierten texto en voz. El guion pasa por la misma revisión que cualquier otro contenido. Y el audio se escucha entero antes de darlo por bueno, por la pronunciación de los nombres de medicamentos.

GUION DE VÍDEO O AUDIO

MÓDULO Y VERSIÓN DEL DOCUMENTO DE ORIGEN:
FORMATO: [vídeo con presentador / audio de estudio]
DURACIÓN OBJETIVO: [la que decidas; no se promete]

ESCENAS O BLOQUES (uno por línea):
1. Texto a decir (adaptado a oral, SIN cambiar el contenido aprobado)
   Apartado de origen:
   Material visual (solo si es material aprobado):
2. ...

REGLAS DE ESTE GUION:
- El texto sale del documento aprobado: se adapta el registro (frases cortas), no el contenido.
- Dosis y cifras complejas: no se leen; se remite al documento («consulta el apartado X»).
- El avatar o la voz no dicen nada que no esté en el guion.
- Nada de casos de pacientes ni usos no autorizados.

REVISIÓN:
[ ] Guion cotejado con el documento
[ ] Revisión científica y regulatoria
[ ] Audio o vídeo escuchado entero, con atención a nombres de medicamentos
[ ] Idioma revisado por alguien que conoce el contenido

Preparar el onboarding de una persona nueva

El onboarding es una lista ordenada de módulos que ya existen, más lo propio de la compañía y del puesto. La IA ayuda a ordenar y repartir. No crea contenido sobre el producto, porque ese contenido ya está en los módulos aprobados.

El plan parte siempre de la lista de módulos vigentes, con su versión. Así la persona nueva no estudia con material retirado. El plan no promete duraciones: las fija quien conoce el puesto.

PLAN DE ONBOARDING (borrador para revisar)

PUESTO Y EQUIPO:
FECHA DE INCORPORACIÓN:
RESPONSABLE DEL ONBOARDING:

MÓDULOS VIGENTES A COMPLETAR (solo de la lista de módulos con versión):
Módulo · Versión · Orden · Formato (lectura / audio / vídeo) · ¿Con quién lo repasa?

COSAS DE LA COMPAÑÍA (no son módulos de producto):
- Herramientas autorizadas y reglas de datos
- Canales: dudas clínicas, eventos adversos, quién es quién
- Procesos internos

REPASOS: qué se vuelve a mirar y cuándo (lo fija el responsable)

EVALUACIÓN: quién la hace y con qué (quiz del módulo + conversación)

NOTAS:
- Si un módulo se actualiza durante el onboarding, se avisa y se sustituye.
- La persona estudia con el material aprobado; los resúmenes son ayuda de estudio, no sustituyen la fuente.

Viernes: cuando cambia la fuente, qué hay que actualizar

Es el trabajo que más tiempo se lleva sin que se note. Cuando se actualiza el documento aprobado, todo lo que sale de él deja de ser fiable. La IA ayuda a comparar las dos versiones y a localizar qué piezas cambian. Sergio comprueba esa comparación y decide qué se rehace.

La comparación se hace sobre los textos que pegas, no sobre lo que el asistente cree recordar. Todo lo que se actualice vuelve a revisión científica y regulatoria, y no se publica hasta que la pasa. Mientras tanto, las piezas afectadas se marcan como pendientes de revisión y nadie las usa como si siguieran vigentes.

Compara DOS versiones de un documento aprobado y ayúdame a localizar qué piezas de formación quedan afectadas. Trabaja SOLO con los textos que te pego; no uses conocimiento externo.

Devuelve:
1. CAMBIOS ENTRE VERSIONES: lista de apartados que han cambiado, con el texto anterior y el nuevo, tal como aparecen
2. APARTADOS SIN CAMBIOS (resumen breve)
3. PIEZAS AFECTADAS: de mi lista de piezas derivadas, cuáles dependen de un apartado que ha cambiado y por qué
4. LO QUE NO PUEDO CONFIRMAR: cambios que podrían estar en una parte del texto que no me has pegado

Reglas:
- No interpretes el alcance clínico del cambio: solo señala dónde cambia el texto.
- No propongas redacciones nuevas del contenido; eso lo decide quien aprueba.
- Si una cifra cambia, indícala sin valorarla.

VERSIÓN ANTERIOR (indica versión y fecha):
[pega aquí]

VERSIÓN NUEVA (indica versión y fecha):
[pega aquí]

MIS PIEZAS DERIVADAS (módulo · pieza · apartado de origen):
[pega aquí]

¿Sigue vigente este módulo?

Una herramienta no decide qué material está obsoleto. Lo decide quien mantiene la lista de documentos vigentes. Lo que sí puedes hacer es repasar esta lista con un orden fijo y cada cierto tiempo, para que no dependa de que alguien se acuerde.

¿SIGUE VIGENTE ESTE MÓDULO?

[ ] ¿Consta en la ficha de módulo el documento de origen y su versión?
[ ] ¿Esa versión sigue siendo la vigente, según quien la aprueba?
[ ] ¿Se ha actualizado el documento desde la fecha de creación del módulo?
[ ] ¿Todas las piezas derivadas (tarjetas, quiz, audio, vídeo, otros idiomas) parten de la misma versión?
[ ] ¿Hay piezas en otros idiomas que no se hayan actualizado a la vez?
[ ] ¿La última revisión científica y regulatoria es posterior al último cambio?
[ ] ¿Alguien usa este módulo en un onboarding o una formación activa?

Si alguna respuesta es «no» o «no sé»: se marca el módulo «en revisión» y se retira de las formaciones activas hasta que se aclare.

Traducir a otros idiomas sin perder la versión

Cada idioma multiplica el problema de las versiones. DeepL deja crear glosarios para mantener la terminología y, según su página, no usa el contenido de sus planes de pago para entrenar sus modelos. HeyGen ofrece traducción y doblaje de vídeo en una larga lista de idiomas, según su página de planes. Pero que una máquina traduzca no significa que la traducción esté revisada.

La regla es sencilla. Cada versión en otro idioma consta en la ficha del módulo y sale de la misma versión del documento. La revisa alguien que conozca el contenido y la lengua, con atención a los nombres de medicamentos y a la terminología médica. Cuando cambia el original, todas las traducciones vuelven a revisión.

Tres niveles: de la ficha de módulo a un LMS conectado

Hay tres niveles. No hace falta llegar al tercero: la ficha de módulo y los prompts de estructura, tarjetas y quiz ya sirven en el primero.

El nivel 3 no es sencillo. Conectar un repositorio de material aprobado, un LMS y las herramientas de producción implica a sistemas, protección de datos, compliance y al área médica y regulatoria.

Herramientas, por paso del flujo

Primero el flujo, después las herramientas. La tabla no las ordena por calidad: indica en qué paso ayuda cada tipo. Que una herramienta aparezca aquí no significa que tu compañía la autorice. Eso lo decide ella.

Qué no hacer

Esto queda fuera del flujo. El riesgo casi nunca es técnico. Casi siempre es de contenido.

• No dejes que una herramienta decida qué documento es el vigente ni qué contenido está aprobado.
• No uses un role-play con IA para que invente afirmaciones sobre el medicamento. Limítalo a practicar conversación con un guion aprobado.
• No publiques una pieza si no sabes de dónde sale cada dato, ni sin pasar por la revisión científica y regulatoria.
• No copies dosis ni cifras complejas en tarjetas, audios o vídeos. Remite al documento.
• No publiques una traducción automática de material regulado sin revisarla.
• No pegues documentos internos en un asistente sin permiso de tu compañía.
• No uses voces ni avatares de personas reales sin su autorización expresa.
• No dejes módulos publicados sin saber de qué versión salen.

Guardarraíles: contenido, versión y traducción

Los tres colores son un resumen rápido. El Real Decreto 1416/1994 dice que los visitadores deben recibir formación adecuada del laboratorio, así que lo que se enseña tiene que ser exacto. El color indica el tipo de trabajo. Manda la política de tu compañía.

Para empezar: la ficha de módulo y la lista de vigencia

Empieza por lo que más ordena: la ficha de módulo y la lista de vigencia. No necesitas ninguna herramienta nueva para saber de qué versión sale cada módulo. Después prueba el prompt de tarjetas con un solo apartado. Más adelante, el quiz y el guion de vídeo.

Sin ninguna herramienta autorizada en tu compañía, la ficha y las listas funcionan igual en un documento compartido. En un equipo, estos flujos deben adaptarse a las herramientas y políticas autorizadas por la compañía.

Para ampliar: IA para formación en la industria farmacéutica describe la función en conjunto. Quien recibe la formación en campo tiene su página en IA para visitadores médicos, con su semana de trabajo. Y el mapa de las demás funciones está en IA en la industria farmacéutica.