Las solicitudes llegan por correo, por Slack y por formulario, y alguien las ordena a mano
Cada mañana una persona abre tres bandejas, decide qué es urgente y pega cada petición en la hoja del equipo.
- Qué necesitas
- Que cada solicitud llegue al tablero ya clasificada y con una prioridad propuesta.
- Tipo de herramienta
- Automatización con un paso de IA que lee el mensaje.
El flujo recoge el mensaje, un paso de IA lo clasifica y la tarea aparece en tu herramienta con su tipo y su prioridad. Gumloop pone pasos de IA dentro del lienzo visual y Lindy se configura describiendo la tarea. Zapier, Make y Activepieces conectan las aplicaciones, y los dos últimos ofrecen además agentes de IA (los de Make siguen en beta). Si solo quieres ordenar el correo, Fyxer clasifica la bandeja de Gmail u Outlook en «para responder», «informativo» y «marketing».
Un hilo de Slack termina con cinco compromisos que nadie ha apuntado
Se habló, se acordó algo y al día siguiente nadie recuerda quién se llevó qué.
- Qué necesitas
- Una lista de tareas con responsable y fecha, sacada del hilo.
- Tipo de herramienta
- Asistente generalista, o un agente conectado a tu gestor de tareas.
Pega el hilo en ChatGPT, Claude o Gemini y pide las tareas con responsable y fecha. Dile que marque lo que falte en vez de inventarlo. Si el equipo trabaja en Notion, su IA puede rellenar las propiedades de una base de datos y resumir reuniones dentro del propio espacio. Lindy actúa sobre Gmail, Slack y Notion y puede pedirte aprobación antes de las acciones importantes.
Sales de una reunión con diez decisiones y nadie sabe quién hace cuál
Alguien tiene que escribir el acta, repartir las tareas y mandar el resumen, y casi siempre se queda para mañana.
- Qué necesitas
- Transcripción, resumen y tareas listos al terminar la llamada.
- Tipo de herramienta
- Asistente de reuniones con IA.
Fathom tiene un plan gratuito con grabación y transcripción ilimitadas en 38 idiomas, español incluido, y extrae las tareas. Granola captura el audio de tu ordenador y no mete ningún bot en la llamada. tl;dv guarda la grabación y deja compartir fragmentos con quien no estuvo. Otter.ai, Fireflies.ai, Read AI y Grain hacen algo parecido; para compararlos, mira las mejores herramientas para transcribir reuniones. Avisa de que grabas, y lee las tareas antes de mandarlas: el resumen puede dárselas a quien no era.
El cierre de mes solo lo sabe hacer una persona
El proceso vive en su cabeza y en tres hojas de cálculo. Si se va de vacaciones, nadie sabe por dónde empezar.
- Qué necesitas
- Un procedimiento escrito, con pasos y responsables, que otra persona pueda seguir.
- Tipo de herramienta
- Asistente que ordena las notas y un sitio donde guardar el procedimiento.
Pídele a esa persona que explique el proceso en voz alta mientras lo hace y grábalo con Granola u Otter.ai, o que escriba las notas sin ordenar. Pásalas a ChatGPT, Claude o Gemini y pide pasos numerados con quién hace qué y qué pasa si algo falla. Guárdalo en Notion, donde luego puedes preguntar por un paso y la respuesta cita la página de la que sale. Que otra persona lo siga al pie de la letra: ahí aparecen los pasos que faltaban. Con el procedimiento ya estable, Beam AI parte de él para montar agentes que lo ejecuten; su precio no es público y hay que pedir una demostración.
Hay cientos de incidencias y la sospecha de que tres causas se repiten
El informe del trimestre es una hoja con 400 filas y nadie sabe qué pesa más.
- Qué necesitas
- Agrupar las incidencias por causa, con un recuento, para decidir qué arreglar primero.
- Tipo de herramienta
- Asistente con tus datos en una tabla, o un panel generado desde el archivo.
Sube la exportación a ChatGPT, Claude o Gemini y pide que agrupe por causa y cuente. Bricks convierte un CSV o un Excel en paneles e informes automáticos. Si las incidencias ya viven en Airtable, ahí mismo tienes los datos en varias vistas y con automatizaciones. Comprueba una muestra a mano: si veinte filas agrupadas por el asistente coinciden con tu criterio, el resto merece más confianza.
Cada viernes alguien monta el informe de la semana copiando cifras
Abre la hoja, copia cuatro números, los pega en un documento y redacta un párrafo casi igual al de la semana pasada.
- Qué necesitas
- El resumen de la semana, con las cifras reales, en un documento que ya tiene forma.
- Tipo de herramienta
- Informe automático desde los datos y un asistente que redacta el resumen.
Bricks genera informes y paneles automáticos desde un CSV, un Excel o una base de datos conectada. Para el texto, Gemini trabaja dentro de Documentos y Hojas de cálculo, y ChatGPT o Claude redactan el resumen si les pasas las cifras. Gamma lo convierte en un documento o en una presentación para quien no abre la hoja. Las cifras ponlas tú desde la hoja, y comprueba que el resumen no ha cambiado ninguna.
Una tarea de copiar y pegar entre dos herramientas, todos los días
Entra un pedido en el formulario, alguien lo pasa a la hoja y avisa por Slack.
- Qué necesitas
- Que se haga sola cada vez que ocurra.
- Tipo de herramienta
- Plataforma de automatización.
Zapier conecta miles de aplicaciones sin escribir código. Make está pensado para flujos con ramas y condiciones, con un lienzo donde ves los datos moviéndose. n8n (con licencia «fair-code», de código visible) y Activepieces (con licencia MIT) puedes alojarlos tú; en n8n puedes escribir código en cualquier nodo. Power Automate encaja si tu empresa ya trabaja con Microsoft 365. Para elegir, mira Zapier vs Make y las mejores herramientas de automatización.